【工商時報｜趨勢報導】外勤筋斗雲 新創團隊規模化的最佳推手

【工商時報｜趨勢報導】

本土新創沃橋材料經驗談： 找對系統 事半功倍

　　新創團隊的痛點在於，創業者時間和資源有限，除了要在很短的時間內從零到一，更要隨著營運規模擴張改變營運策略，也因此，創意初期建構的管理制度很快會不敷使用，需要導入新的服務來解決人員、業績規模化後的管理，沃橋材料科技有限公司，正是一個最佳示例。

　　沃橋材料科技有限公司成立於西元2010年，三位創辦人白手起家，從臺科大創新育成中心輔導而成，創立初期短短四年就讓營收從50萬增加到年收入2,500萬元，建立屋頂防水隔熱及外牆塗裝系統的深厚技術基礎，隨著業績穩定成長持續研發新技術，由下而上發展出整套外殼系統，並開創「屋頂薄層綠化系統」以及「屋頂農場系統」，搭配符合歐盟環保要求的建築材料，成為台灣迎上全球綠色建築與永續生態浪潮的創新企業典範。

　　沃橋材料表示，在工程行業中，使用傳統紙本作業和LINE群溝通的工作方式，讓管理和作業上確實存一定的難度和問題，當工案和人員少時還堪使用，但隨著規模擴張，分布各地工程師管理、工程進度及帳款追蹤、資訊蒐集等問題越來越多，不得不思考導入系統讓管理更有效率。

讓外勤筋斗雲協助有效管理 從導入顧問服務開始

　　為此，沃橋材料購置了一套瑞士的物料管理系統，主要針對「耗材、工具」的分佈工地、保養人員/時間進行管理，但實在因為不接地氣、使用不便，導致系統使用率低，花了錢但無法解決問題。

捨國外系統 沃橋材料導入外勤筋斗雲助管理。 沃橋材料/提供

　　2018年3月，沃橋材料的管理者，偶然在網路上看到外勤筋斗雲產品，可針對外勤人員做上下班打卡、派工、表單的數位雲端管理，除了解決工程公司的管理問題，收費採月租/年租方式也不是很大的負擔，決定先從外勤筋斗雲提供的五人以下免費體驗開始測試。

　　對比於舊的系統無人服務導入、無法改善使用率，導入外勤筋斗雲過程中，顧問人員會針對現行作業流程如：備料、派工、考勤、打卡、工單、請款單，進行專業詳細的產品設定和使用建議，在測試不到一個月後，沃橋材料即全面使用。

三大改變：E化管理、雲端回報、即時數據

　　對沃橋材料來說，外勤筋斗雲協助走向E化管理，擺脫早期雜亂的LINE群和紙本作業，資訊分散雜亂且無法即時同步，現在運用外勤筋斗雲能夠多端作業，各工程不僅清楚顯示，還省去統計整理的工作，即時掌握正確工程資訊。工程施工的「材料」是關鍵資源，關乎工作進度和專案成本，目前沃橋材料在各工程施工前須準備的材料資源，可以透過外勤筋斗雲的訊息功能佈達，主管在施作前一天就能從系統中看到各工程和人員的排程狀況，再依照進度新增任務，完成後，被指派的工程師都會收到推播通知，工程師亦可從日程表中得知任務的資訊，不會被其他資訊干擾。

　　現在當工程師抵達工地時都能使用外勤筋斗雲在手機「回報」任務，進行上班定位打卡，所有工作人員到齊時，主管用「留言」註記人員到齊，而完成工作後，同樣以「回報」進行下班打卡和填寫上傳工單，主管會於下班後1小時，運用Web或APP確認每人的工單回報狀況並進行結案，再指派隔天任務，不只做了有效地派工、考勤管理，所有數據記錄下來，利用後台的樞紐分析表，對人力和時間成本有能有更精確地掌控。

　　而攸關財務管理的薪資計算，也因此大幅節省時間，紙本作業統計至少要三個工作天來核對，採用外勤筋斗雲後，打卡記錄、請假出勤一目瞭然，雲端匯出數據後三小時內完成計算，相當便利。

　　沃橋材料更應用外勤筋斗雲的手機APP表單功能，讓工程師隨時隨地可以填寫請款申請或代墊申請單，會計即可從後台查詢審核確認後，即可進行發款作業，有效掌握工程收支狀況，還可以縮短人員代墊款時間，改善員工的工作體驗。

　　整體而言，沃橋材料採用外勤筋斗雲後，除了管理者受惠，提升營運和管理效率外，因為外勤筋斗雲完整融入了日常作業，沃橋材料因此改善了出缺勤紀錄、派工備料、行政作業如薪酬計算和預支款申請等，第一線使用者的接受度也很高，未來將更持續善用系統來優化管理。

外勤筋斗雲介面示意圖。 三商電腦/提供

　　考量中小企業資源有限，「外勤筋斗雲」採用雲端服務的形式，不需要一口氣負擔一大筆系統建置費用，而且所有客戶都可以線上試算後再決定要採用的模式，不必一次支付上百萬元就能擁抱新科技。

　　三商電腦外勤筋斗雲的導入顧問王博明建議，類似沃橋材料的新創公司，因為管理結構較大型企業彈性，導入外勤筋斗雲服務後，應可以再深化至行政管理層面，例如，財務核銷的紙本單據，可改用「簽核表單」設計電子流程，讓會計確認更加便捷，減少同仁墊錢的時間，也可再利用電子請款單的數據，讓同仁通過線上「樞紐分析表」，檢視自己的請款項目/金額是否正確。王博明說，外勤筋斗雲即將推出的設備/合約模組新功能，也可助於工程類型的使用單位，更有效掌握「耗材、工具」的分佈工地、保養人員/時間進行管理等。

　　「外勤筋斗雲」的線上簽核流程設計和多語系支援，讓數位表單服務從門市巡點、外勤管理深化到內勤與行政簽核，而多語系也支援跨國台商在多語言管理的最佳體驗，目前管理五人以下的企業主可免費使用，瞭解更多請上外勤筋斗雲官網。