【經濟日報｜趨勢報導】
外出工作還在用紙筆記錄和紙本表格？一大疊紙本表單的時代過去了！擺脫勞累的登打紀錄和紙本保存，必須善用數位轉型。三商電腦（2427）「外勤筋斗雲」是業界領先品牌的雲端管理工具，多年的外勤管理經驗，匯集外勤管理的特性，提供客戶「一站式的資訊整合」服務，管雇雙方都能省時、省力且提升效率。
在外勤筋斗雲內，管理者可依據用途在後台自訂各種表單，再把表單附件和任務指派給外勤任務人員，外勤工作執行期間，已經把重要數據紀錄於手機，每台終端裝置蒐集到的資料都即時同步，管理者可以隨時隨地查看，手指一按就能產出各式報表。而外勤人員的任務及管理者的數據報告，在「一站式的資訊整合」下輕鬆完成，外勤筋斗雲整合散落在各地的外勤工作者和管理者，完整解決傳統辦公室資訊不對稱的惱人問題。
除了台灣企業採用「外勤筋斗雲」服務，目前大陸也有高端IT服務企業陸續採用，例如2010年3月成立於蘇州的江蘇力群科技有限公司，業務包括高端IT服務研發、專業服務外包等IT服務，核心能力訴求「一站式」專業服務，舉凡如：軟硬件、平台、數據庫和顧問服務。
像江蘇力群科技這樣具備研發和IT顧問人員的科技公司，為什麼不自己開發管理系統？反而選擇採用「外勤筋斗雲」？深入訪談後發現，透過四個維度的評估：「全面無紙」、「雲端管理」、「即時統計」、「數據反饋」，讓外勤筋斗雲是首選系統。
維度一：「全面無紙」省手寫 雲端保全紀錄
江蘇力群科技南京分公司總經理王昭富表示，目前江蘇力群科技在蘇州當地服務約120間客戶，半數台灣企業、半數陸資企業，以工業製造的廠家為主，協助生產管理有關的數據庫維運保固、備份等，每天有10位外勤的IT顧問，必須出外到客戶端執行8-10個左右例行業務保修拜訪。
為了改善電話任務排程和手寫服務紀錄單的冗長作業，2018年8月起開始評估「外勤筋斗雲」和其他管理系統的差異，發現大陸其他外勤系統，都是以簡單功能為基礎，採用後無法一次到位，必須慢慢優化或採購補足不同功能，而外勤筋斗雲是少數從考勤管理、打卡定位、事後統計一次到位的系統。
王昭富指出，以往外勤IT顧問手寫服務記錄單費時25分鐘，採用外勤筋斗雲後只需要15分鐘即可完成系統登打，有效減少服務紀錄單的錯漏和手寫工時，提升整體的服務效率。
維度二：「雲端管理」效率增 派工精準不錯漏
王昭富表示，江蘇力群科技服務的幅員廣大，外勤IT顧問出勤一趟得花3-4小時完成任務的行程安排過去沒有統一流程，都是透過電話或通訊軟件安排，常因為忘記或記錯行程，導致客戶抱怨。
而採用「外勤筋斗雲」後，行程和服务内容提醒功能都在雲端APP完成，再安排行程上也更有地理位置的邏輯，不會讓外勤IT顧問執行地理位置上反向的任務，會以統一方向來安排業務執行，提升外勤效率和工作感受，公司也更能掌握到派勤的時間與交通成本，整體顧客滿意度也因此從50%提升至80%。
維度三：「即時統計」速度快 品質考核有依據
王昭富說，「外勤筋斗雲」的即時統計功能，對公司考核有極大幫助，行政助理每月原本需要花3-5工作天整理紙本的服務紀錄單，如今只需要從系統直接匯出外勤IT顧問登打數據，1分鐘內完成統計作業。而且所有的服務紀錄單都有歷史數據存放於數據庫，無論執行人員或行政助理異動，都能依循系統匯出的作業方式，來執行統計，並依此進行人員效率與相關統計考核。
維度四：「數據反饋」決策快 開發未來商機
王昭富指出，目前有10位顧問採用服務，運用在業務開發相關人員上，過去紙本手寫服務紀錄單，無法做到即時統計，業務同仁想看服務紀錄單中發生的狀況，都要等到一個月以後，現在有了外勤筋斗雲，所有的數據即時匯出，也能讓業務開發人員直接瀏覽客戶的服務紀錄單，從這些紀錄單中能準確判斷未來的業務開發需求，例如續約客戶的規格提升等，增加業績。
最後，「外勤筋斗雲」為了服務更多的傳產在紙本行政審批繁複或跨境管理的困擾，近期也推出了線上審批流程設計和多語系支援，讓表單服務發揮到極致、跨國企業多語言管理最佳體驗，企業五人以下入門版免費使用。瞭解更多請上外勤筋斗雲官網。
