紙本請款單像雪片般飛來、租戶報修電話此起彼落，還得催著各棟租客繳交消防申報文件……行政作業繁雜、人力疲於奔命，錯誤卻時常發生，效率更是難以提升——這是多數物業管理企業日復一日面臨的挑戰。但這些流程，真的只能靠人力苦撐嗎？
外勤筋斗雲提出三大核心解決方案，為商辦物業管理注入數位動能，讓原本仰賴人工的重複流程轉化為「自動跑」的高效標準作業。因為我們深知，唯有改變運作方式，才能讓物業管理從「維持現況」，升級為真正的「創造價值」。
報修不漏、合約不忘、報表自動跑 物業日常可以很聰明！
外勤筋斗雲商辦物業管理－設備定保、預算管理、租客服務流程自動化方案
上一篇我們介紹了考勤打卡與巡檢功能的應用，有興趣的可以參考：《數位物業管理－考勤打卡、請假加班、巡檢服務一指搞定》，本篇將進一步說明，如何透過外勤筋斗雲模組化功能，有效整合商辦日常中最耗費人力的三大流程：設備定保、預算管理與租客服務。
一、【設備定保】從合約到報表，一站式數位管理流程
商辦日常最基本的，就是對大樓各項設備與合約的管理，包括電梯、空調、發電、環境維護、清潔、廣告等。若仍以紙本與人工方式處理，從合約建檔、定期派工、回報追蹤、續約提醒到報表整理，每一個流程都繁瑣又耗時，資訊也難以即時更新，嚴重影響效率與服務品質。
外勤筋斗雲針對設備與合約管理的痛點，提供完整的數位化解決方案，涵蓋：
- 合約管理－支援合約建檔、APP查詢、自動續約提醒。
- 設備定保－可設定保養週期，自動生成任務並派發通知。
- 工作執行－外勤人員透過APP完成任務回報、表單填寫、拍照上傳、電子簽核。
- 進度追蹤－雲端同步更新，管理端即時掌握處理狀態與歷程。
- 報表分析－企業專屬日/週/月報，BI報表排程Email寄送
以年度大樓機電保養為例，只需一次建置合約與設備資料，即可啟動自動派工流程，並於到期前透過 Email 發出續約提醒。外勤人員只需使用APP填寫保養單、上傳照片並完成任務回報，所有資料即時同步至雲端，後台可隨時掌握進度與完整紀錄。此外，BI 報表功能也支援自訂欄位與格式，可快速輸出包含：客戶服務紀錄統計、人員任務處理效率、各棟設備維保狀況等，真正實現從「資料收集」到「管理決策」的一條龍數位化流程，讓物業管理回歸高效與專業。
二、【預算管理】請款簽核電子化，自動扣抵年度預算
預算管理是物業日常不可或缺的一環，每棟大樓皆有獨立的年度預算。傳統多靠Excel分棟管理，不僅表單繁多、版本混亂，還需人工彙整各項採購、清潔、維修等支出，極為耗時。紙本簽核流程更讓預算控管變得緩慢與不透明。
外勤筋斗雲提供「自訂資料 + 簽核表單 + 排程管理 + BI 報表」的整合模組，讓預算控管全面數位化、自動化：
- 年度預算建置：每棟大樓的年度預算可預先輸入系統，自訂欄位、權限分明，各單位僅能查閱所屬資料。
- 費用線上請款：物業人員可於 APP 填寫費用請款，剩餘預算自動帶入並即時檢視。主管線上簽核，加速流程。
- 自動預算報表：簽核完成後，系統自動從預算表中扣除該筆金額，實現即時預算更新；還可以透過 BI 報表功能，定期自動寄發各棟費用明細，一目了然。
從請款到預算更新無須再手動對帳與計算，真正做到預算透明、控管即時，幫助物業團隊專注於管理重點，不再疲於行政瑣事。
三、【租客服務】租戶線上通報，自動派工不漏接
在處理租客服務的部分，傳統作法會需跨平台的作業：從電話通報、紙本派工，到資料統整與滿意度調查，不僅耗時費力，也容易出錯。
外勤筋斗雲透過「表單管理 + 排程管理 + 任務管理」三大模組，讓服務流程全面整合、即時反應：
- 租客線上通報：租戶無需登入或下載 APP，只要點選連結即可通報問題，簡單又方便。
- 自動建立任務：系統接收到通報後，自動建立任務並通知相關人員處理，確保不漏接、不延誤。所有處理進度可由後台即時回報與同步，管理者一目了然。
- 滿意度調查：問題結案後，系統可自動寄發滿意度調查，持續追蹤服務品質。
讓租客服務從「通報 → 處理 → 回饋」，全流程自動串接，專業效率一次到位。
外勤筋斗雲 - 多功能模組 × 一站式雲服務，靈活打造理想管理系統
從考勤管理、巡檢巡邏、設備定保、合約續約、預算控管、租客服務到週月報表，外勤筋斗雲以彈性多模組搭配，全面滿足物業管理的日常需求，打造一套真正好用的數位工作平台。
外勤筋斗雲以彈性模組設計，讓企業可依需求自由選擇與組合功能。從考勤、任務、表單、簽核、設備、合約、里程到 BI 報表，所有日常營運需求皆可整合於單一平台內完成，真正實現「一套系統，多工運作」。目前外勤筋斗雲已協助超過 9,000 家企業數位轉型，服務產業包含：設備代理、物業、保險、清潔、建築工程、冷凍空調、醫療器材等。五人以下企業可免費使用入門版，還有專業顧問一對一協助導入，快速上手、輕鬆啟動數位轉型。想了解更多，歡迎造訪外勤筋斗雲官網。
