客戶案例

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讓外勤筋斗雲,變得更好!
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德貿股份有限公司創立於1975年7月,以代理銷售CNC加工周邊設備為主要業務。秉持著「誠信、品質、積極、服務」 為旨的服務中心面向國內外市場,據點遍布日本、中國大陸上海、蘇州、北京等地,並擁有多年實際行銷代理經驗,從創辦初期以代理日本知名品牌( KTC, TOP, KEIBA,TOKU,CRC,及KITAGAWA),一步步發展至今,近年更跨足酷麥鋁箱收納及Sortimo商用車安全移動解決方案,並擁有自有品牌( TORA, DEAMARK, FULLER )。

在2011年,德貿股份有限公司成立了扭力校正實驗室,獲得 TAF 認證,是業界校正能量最大之扭力校正實驗室,並於2013年6月接受APLAC (亞太實驗室聯盟)的評鑑,獲得極高的評價。
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作業困擾

門禁+紙本控管考勤 薪資統計耗時耗力
在考勤方面,因公司使用門禁打卡,每個月都要將門禁資料匯出,再做薪資計算。然而這筆資料仍需後勤人員再做計算處理,再加上紙本假單、加班單,考勤資料的統計上非常繁雜,薪資的計算也就更加不便,每個月都需耗時於此,相當於一種人力成本的浪費。

日報填寫如回憶錄 難以控管工作進度
過往公司採取自由的工作模式,業務人員會在完成一日3-5家客戶的約訪後,自行回到公司填寫業務日報。然而一天工作下來,日報填寫成了考驗記憶的時刻,無法準確且詳盡的回報工作事項,成了業務管理上的一大隱憂。

同時,這種管理模式也無法提前了解每個人的工作安排,又因為業務日報為書面形式,後續也需耗費大量時間精力在整理所有業務人員的資料,對於公司而言,難以即時了解業務人員的狀態、量化工作績效,進而無法改善工作進程、優化營運策略。

導入效益

一、導入任務與表單管理方案

工作任務明確分工 紀錄追蹤一目瞭然
在導入外勤筋斗雲後,業務人員會提前將工作建置在系統裡,並透過APP隨時打卡、回報狀況,行程表和任務狀態都能即時同步於後台,將「實事求是」的精神貫徹在團隊之中,公司也能更清楚每個人的工作分配。

另外,任務還能綁定客戶及表單資料,不須像過往查找時,還要一一核對日期等資訊,從任務就能直接查看表單資料,更能從客戶資料中了解該客戶的歷程紀錄,進而掌握客戶關係,鞏固所有業績!外勤筋斗雲如同一個行動資料庫,透過後台就能輕鬆查看所有任務紀錄,績效的管理就更加明確了。

表單資料不再零散 雲端儲存自動彙整
當初找上管理系統,最主要的目標就是改善業務表單的填寫流程,外勤筋斗雲很好的解決了我們的困擾。電子表單的形式,讓業務人員每約訪完一個客戶,打開手機就能填寫內容並暫存,不必擔心忘掉任何細節,工作結束時就能直接上傳填寫內容,而表單資料存放在雲端系統裡,好處也不少,不僅能快速彙整、查閱,更不用擔心資料遺失。

統整冗雜客戶資料 全面檢視業務架構
為了更好的使用任務及表單功能,我們將資料轉移到外勤筋斗雲上,然而在這個過程中,卻發現有些資料已經失效,藉此機會重新審視公司既有資訊,再加上外勤筋斗雲留存的歷程記錄,進而統整、分析資料,對於制定公司未來的發展方向有很大的幫助。

二、導入行動考勤打卡方案

行動請假加班申請 減少人工計算疏失
免除過去匯出統計門禁資料的時間,使用外勤筋斗雲後,只要做好後台設定,手機就能利用GPS及WI-FI打卡簽到,不用額外購置硬體,降低考勤管理上的成本。

請假加班也不用自己跑流程,打開APP隨時都能填寫申請單,跑到哪個簽核節點都一清二楚。簽核跑完,系統還會自動計入考勤資料中,考勤報表會將每個員工的工作時數、請假時數、加班時數等資料條列式整理,減少人工核對的疏失,方便後續的薪資計算。

超高彈性簽核模組 流程設計如同客製
因為公司據點遍布國內外等地,在簽核表單上也是分別由各個分部的主管做審閱,參照公司過往的簽核制度,外勤筋斗雲可以非常彈性的建置簽核流程,還能加上執行條件來做簽核分流,相當人性化。

三、延伸應用-自訂資料功能

公務車輛出借控管 申請通過自動鎖定
公務車輛管理可能是許多公司頭痛的點,但隨著人員的增減,傳統的管理方法往往有些不盡人意。沒想到在洽詢外勤筋斗雲的導入顧問後,也能解決這個困擾!利用自訂資料功能將公務車輛資訊建置好,再加上排程管理,人員在申請公務車並通過後,系統就會自動更新借出狀態,也就能有效的控管,並了解公務車的去向了!


工作流程完善透明 深化佈局業績管道

德貿在導入外勤筋斗雲後,不管是工作管理還是考勤管理上都有莫大的幫助,其中電子表單可以說是公司上下最有感的改變,業務外出時隨填隨寫,管理者能對整個工作流程、工作狀況有更精確的掌控力,更是省去後勤人員不少整理資料的時間,留存的紀錄及資料也能有效的去分析利用。

而在系統導入的過程中,除了達到原先設想的管理目標,外勤筋斗雲的導入顧問也在了解公司的應用情境後,藉由他們的經驗,給了我們不少有用的建議。除了前面提到的公務車輛管理,因公司也有維修相關業務,顧問有對外勤筋斗雲的維修管理服務進行說明,我們認為這不失一種管理應用,未來也將會是評估使用的方向之一。

外勤筋斗雲初期可以試用評估後再做導入,階段式的容量計費,更能衡量公司需要的空間大小後再做購買,從考勤到業務、維修管理通通適用,可以說是相當高CP的管理工具,雲端服務的形式免除龐大的系統建置費用,更不需花費額外的人力成本去維護、更新,讓中小企業輕鬆無負擔就能完成數位轉型,目前企業團隊五人以下可免費使用入門版本,瞭解更多請上外勤筋斗雲官網

在外勤筋斗雲
找到無限可能

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