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讓外勤筋斗雲,變得更好!
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2018年成立的鴻盛資訊,最初是由幾位年輕工程師合力於2007年創立的小工作室,工程專業的背景加上持續不斷地精進於資訊產業,能深切體會與了解客戶需求,深得客戶好評,在累積相當多的實務經驗後,正式成立了鴻盛資訊有限公司來為更多的企業服務。

鴻盛資訊秉持著『服務優先,視如己任』為核心價值,結合先進國家資訊委外的概念,為中小企業解決企業資訊環境的管理需求,提供專業資訊委外服務與企業所需之各種軟硬體的及專業的顧問服務。在日益蓬勃的資訊市場中,保持高度競爭優勢,讓客戶享受最優良的品質及多樣化的應用服務!有電腦,就有《鴻盛資訊》!
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作業困擾

一. 維修人員在外出勤,無法督管考勤狀況
管理外勤人員最困擾的一點,莫過於查核人員的考勤狀況。不像內勤人員可以使用打卡機等工具紀錄出缺勤,外勤人員不但不會固定進公司,工作地點往往也會隨著客戶而改變。依照過往的管理方式,主要是以口頭來回報出勤狀況,但這卻難以確認其真實性,著實令人頭疼。

二. 電話及通訊軟體聯繫,無法記錄回報資訊
過往都是以電話或通訊軟體來做派工通知,然而這僅能達到「溝通」,對於當中的討論細節,就只能依靠記憶,又或是翻找聊天紀錄,在後續檢視員工績效,以及探討客戶服務優化的可能性上,還需另外整理所有資訊,以管理一個維修團隊的角度上,效率還有很大的提升空間。

三. 紙本維修單填寫耗時,資料蒐集相當不易
在每次的維修工作中,人員都需要攜帶紙本資料,並在維修完成後填寫工單。對人員來說,紙本作業既攜帶不便,手寫也耗時,甚至還需要多跑一趟公司繳交工單;而對公司來說,內勤人員需要費時費力的統整團隊所有的表單資料,主管收到的團隊資訊也具有一定的時間差,無法靈活地調整管理方案。

導入效益

專業外勤考勤方案 精準防止虛擬定位
因應維修人員的外勤性質,鴻盛資訊以口頭回報紀錄員工出勤狀態,卻產生了無法驗證的問題,而市面上的考勤管理工具大多應用於內勤,並不適用於不固定工作地點的工作模式。

外勤筋斗雲是一款專門針對外勤工作而設計的管理系統,針對外勤人員的考勤管理提供了相當完善的解決方案――將打卡分為「考勤」與「任務」兩種:
  • 考勤打卡:可依客戶、或不指定特定地點打卡,以規範人員上下班時間。
  • 任務打卡:人員抵達維修地點時打卡回報。
一日的維修工作有時須跑多個地點,時長也不一致,兩種打卡模式的並行能方便鴻盛資訊更好的管理人員出勤狀況,也能從中了解人員工作地點的分布狀態,以便臨時派工能就近做調動。

在打卡的防弊措施上,外勤筋斗雲也不馬虎,若是手機使用虛擬定位,打卡功能就會受系統阻擋,進而保障打卡的真實性。
電子簽核請假加班 進度節點一清二楚
依照鴻盛資訊過往的做法,在外出勤的維修人員,若是遇到請假加班這類需要簽核的項目,就需要回公司跑簽核流程,然而這往往會因為回公司的時間不固定而有所拖延。而使用外勤筋斗雲的電子簽核則不受限於時間地點的特性,就非常適合需跑外勤的行業人員,系統還會顯示目前的簽核節點以及該節點的簽核人員,簽核進度一目了然,有任何狀況都能很快被發現,解決傳統簽核常常延宕的問題。

此外,外勤筋斗雲還能將員工到職日紀錄至員工帳號中,從而自動計算特休天數,員工在填寫假單時,下方會清楚顯示假別剩餘天數,管理者也能隨時查詢員工的假期剩餘天數,方便小型團隊提前錯開每個人的休假安排。
日程顯示員工任務 回報資訊清楚記錄
鴻盛資訊過去以通訊軟體來做工作溝通,常常混雜著與任務無關的訊息,難以快速的回顧重要資訊。其實如果能將「任務」與「日常溝通」分開,會是更高效的工作方式,外勤筋斗雲以「任務回報」的方式,進行打卡、處理狀態的回報,同時還能附上說明或附件,相當於把單一任務相關的溝通歷程建立在任務底下,讓維修工作進行時能專注於重要任務資訊,也方便後續檢視整體工作流程,進而優化客戶服務。
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表單套用原有格式 快速提供客戶聯單
對比過往紙本表單,電子表單在欄位的製作上非常彈性,不管是簽名、照片、表格計算等功能應有盡有,優勢也淺而易見:不用另外攜帶紙本維修單、填選的方式加速填單速度、表單填寫完能立即生成QR Code或連結提供給客戶,更重要的是,系統會自動蒐集統整所有表單資料,讓員工不必在一日的工作完畢後,還需花時間回公司繳交資料,內勤也不需在統計表單資料上耗時耗力。

表單數位化的每個環節外勤筋斗雲都提前設想過:像鴻盛資訊希望在客戶的收執表單上,格式能與過往相同,外勤筋斗雲提供的套表功能就能將公司既有制式表單完美還原,為使手機方便填寫的直式表格,能在生成QR Code或連結提供給客戶時,自動轉化為制式格式,不必擔心與過往紙本表單差異太大,而有銜接上的困難。

延伸應用

自動寄送客戶通知 定保任務智慧派工
鴻盛資訊的工作流程中,完成維修或定保任務後,需要寄送維修檢查結案通知給客戶。外勤筋斗雲的排程功能可以預先設定觸發條件,讓部分工作自動化,很好的滿足這方面的需求。有了這項功能,甚至連每月的定期保養任務都可以讓系統自動建置,相當省時省力!

另外,鴻盛資訊針對長期合作的客戶,提供合約點數制的計費方式,讓客戶能提前儲值購買點數,並以維修服務次數做扣點。外勤筋斗雲也針對這樣的收費模式,協助鴻盛資訊透過排程功能來做增減計算:運用「自訂資料」功能,建立客戶點數資料,當表單填寫好扣除數量並發送後,排程功能就會自動計算,同時更新客戶點數資料,讓鴻盛資訊能掌握客戶的剩餘點數。各種模組功能的彈性串聯讓外勤筋斗雲的應用方式非常多元,如同客製系統一般契合鴻盛資訊的工作流程以及使用需求。

顧問團隊專業支援 功能彈性如同客製

要評估一套管理系統,除了功能上的適用性,另一個要點就是:是否有專業成熟的顧問團隊?數位轉型的過程中,系統商的顧問團隊將會成為企業最大的後援,外勤筋斗雲在這方面就表現得非常出色,有任何管理上的需求,或是任何疑難雜症,洽詢顧問都能得到令人滿意的解答,也是在顧問的協助下,鴻盛資訊順利的將工作流程數位化,找到最適合自己的應用方式。

外勤筋斗雲是個相當完善的一站式管理服務平台,從基礎的任務派工、電子表單、考勤管理,到維修外勤最需要的設備管理、合約管理、里程計算等,各種功能應有盡有,還能將不同模組功能相互串聯,達到客製化的效果,全方面滿足企業的管理需求。再加上以人數計價的價格方案,買多少用多少,還能隨時加購調整,CP值相當高,企業五人以下入門版免費使用,瞭解更多請上外勤筋斗雲官網

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找到無限可能

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