【全新功能】合同管理全新上线! 维修任务自动排程 打造高效数字化合同维护

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  「希望有合同管理和自动生成定保任务」您是不是也有这样的心声?在我们与有维修管理需求的用户接触中,除了基本的人员、维修服务单和设备管理困扰外,另一项最让用户感到困扰的是定期保养计画的安排。有售后维修服务机制的企业,在拥有众多维护合同的状况下,需要内勤或维修主管每季、每月、甚至每週去彙整指派定期保养的任务,这样重複性的工作其实只是单纯在耗费主管的时间和精力,所以很常收到用户反应希望能将定期保养任务的工作做到最简单的自动化派工。

  

  外勤筋斗云回应用户们的需求,今年度推出『合同管理』模组,协助有维修管理需求的企业能实现自动化定保任务安排数字化维护合同管理,更进一步的完善维修管理的数字化作业。

 
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图一、外勤筋斗云一站式维修管理解决方案应用模组

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图一、外勤筋斗云一站式维修管理解决方案应用模组

合同管理以客户为本 解决痛点实现企业所需

以下我们列出用户在未有系统的状况下,各单位在维护合同管理上最常见的困扰:

  • 维修主管困扰➜定保安排不好用

  • 业务人员困扰➜合同到期不自知

  • 维护人员困扰➜合同查询不够快

  外勤筋斗云合同管理可有效解决以上问题,我们整理以下图表,方便您快速了解合同管理的运作模式,以及各项功能与设定对应到业务人员、维修主管、维修人员后的便利性。

 
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图二、外勤筋斗云维护合同管理解决方案

自动化定保任务生成 解决维修主管痛点

▶合同添加设备 设定定保週期

  在每份的合同资料中,您可以单笔或批次汇入添加设备资料,像是设备编号、设备名称、合同起讫日和保养金额,更重要的是可以设置【定保週期】和【保养週期起算月份】。【定保週期】选项包含「每月、隔月、每季、半年、一年」共五大週期,【保养週期起算月份】则设定开始保养的月份,举例来说起算月份为3月、定保週期是隔月,那就是2021年3、5、7、9、11月需要保养。

▶建立任务模板 系统自动生成

  当设备和保养週期设定完后,可以到「定期保养任务」页面建置自动生成定保任务所需的【排程产生时间】、【任务生成方式】和【任务模板设定】。后续任务会自动于保养前一个月产生定期保养的任务,维修主管不需要再为安排工作而烦恼,维修人员也能透过手机查看下个月的定保任务内容,再自行安排时间前往。

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图三、合同管理定保任务排程设定画面

数字化维护合同管理 解决业务与维修人员痛点

▶合同到期通知 有助续约跟催

  同样的,在每份的合同中都有「到期通知」可以设置提醒通知Email,您可以自订【通知时间】、【通知对象】、【Email主旨】和【Email内容】。其中【通知对象】能够设置多个群组,但若设定员工或客户,则需确认相关人员的系统资料中是否有填入Email值;而【Email主旨】和【Email内容】则为作业上的方便,提供预设带入合同相关的参数值。

▶自订栏位隐私 调阅权限分级

  开始合同建档之前,您可以先至「系统管理员>扩充栏位」中自订合同内容的栏位资讯,以及各栏位的开放检视设定,后续在安排叫修或定保任务时,仅会显示勾选开放检视的栏位。除此之外,WEB后臺合同查询权限也能在「权限设定」页面中,依据【部门】、【人员】、【群组】或【专案组织】四种类别进行设定,权限分级后不需要人工调阅记录,员工只要透过后臺即可自行查询合同资讯。

▶人员轻鬆派工 合同一手掌握

  外勤筋斗云将任务、设备和合同互相串联,因此当客服或维修主管在指派任务时,选取设备就能带出相对应的维护合同,让派工作业不再需要调出各项纸本记录确认;而维修人员也可以透过手机掌握客户、设备、合同等各项资讯,有效的协助企业达到分级且透明维护合同管理。

 
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图四、合同管理设定画面

外勤筋斗云合同管理上线 完善维修管理解决方案

  外勤筋斗云因应用户们的需求,充分了解企业维修服务在合同管理和派工安排上的困难,提供合同资料建档、合同设备明细、设备定保週期、合同到期通知等基础且弹性的设定,能帮助企业自动化的定保安排与跨部门间合同调阅作业的便利。同时简化业务记忆或捞取各合同到期日的问题,让企业维护合同管理便得更加容易。

  当然不仅合同管理,外勤筋斗云还拥有任务派遣、维护服务单、满意度调查表、考勤打卡、设备和客户管理等功能,提供企业全面性的维修管理解决方案,让企业售服达到超前部署!如果您也想体验这种「一次到位」的维修管理解决方案,提升维护服务的效率和品质,欢迎至外勤筋斗云官方网站,了解更多唷!

 

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